Conditions Générales

Conditions Générales de Services

Article 1er. Application

Toute prestation confiée par le client, ses représentants légaux ou statutaires, ses mandataires conventionnels, ses dirigeants, cadres, employés ou préposés, munis ou non d’une procuration spéciale (ci-après le « Client »), à Bernard Cosyns Regulatory, Legal & Administration Assistance (ci-après le « Prestataire »), entreprise organisée en personne physique, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises, dans l’arrondissement judiciaire de Bruxelles-Capitale, et immatriculée à la TVA, sous le numéro BE0662.384.888, dont le siège est établi au domicile légal de son propriétaire à 1160 Auderghem (Belgique), rue Alexis Willem, 23, est soumise, sauf convention particulière, aux présentes conditions générales. .

La signature du devis par le Client ou une simple manifestation par le Client de son consentement par envoi postal ordinaire, courrier électronique à l’adresse bernard@bernardcosyns.be, ou par téléfax ou facsimilé au numéro +32 (0)2 675.83.07. et/ou au siège de l’entreprise, implique l’adhésion entière et sans réserve du Client aux présentes conditions générales.  Aucune condition particulière ne peut, sauf exception formelle préalable, expresse, écrite et signée par le Client et le Prestataire, figurant sur le devis, devenu ferme et définitif, ou tout autre forme de contrat ou convention particulière, conclus par les parties, prévaloir sur les présentes conditions générales et sera systématiquement écartée, sans qu’aucune circonstance quelconque ne puisse être avancée pour en justifier l’application.

Le Prestataire se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales à tout moment, si une modification législative ou réglementaire, une décision judiciaire ou administrative l’imposent ou si, d’une manière générale, l’économie des rapports contractuels entre le Prestataire et ses clients est modifiée au point de rendre impossible ou inexécutable l’accomplissement des prestations. En tout état de cause, le Prestataire peut remplacer les présentes conditions générales par une version nouvelle, moyennant le respect d’un délai de préavis raisonnable de deux mois et information préalable du Client.

Art. 2. Objet

Le Prestataire propose des services de conseil pour les affaires et autres conseils de gestion (70.220), en ce compris l’information orale et/ou écrite, sous quelque forme, quelque support ou quelque moyen que ce soit, notamment une conversation téléphonique, un courriel, une lettre, avec ou sans annexes, l’envoi d’une newsletter ou d’un message périodique par voie électronique ou sur son site internet, la formation, sous forme de conférence, d’exposé ou de séminaire, et exerce d’autres activités juridiques (69.109) dans de nombreux domaines, à l’exception des procédures dans lesquelles la représentation du Client par un avocat ou un avoué, inscrit à un barreau de l’un des Ordre des avocats en Belgique et/ou à l’étranger, est imposé, ou dans des domaines que la législation fédérale belge, la législation d’une région ou communauté belge ou la législation étrangère réserve, sauf incompatibilité avec le droit européen supranational, à une profession réglementée, telles que la profession de magistrat, d’avocat ou avoué, de notaire, d’huissier de justice, de juriste d’entreprise (facultatif en Belgique), de réviseur d’entreprise, d’expert-comptable, de comptable, d’expert-fiscal, de conseiller fiscal, de banquier ou intermédiaire en services bancaires et d’investissement, d’assureur, réassureur ou intermédiaire d’assurances, de compliance officer, de détective privé, etc.

Le Prestataire ne donne pas au Client de consultations juridiques ni avis de droit, au sens où de tels services ne pourraient être rendus, par ou en vertu d’une loi, en Belgique ou dans tout autre pays, que par des personnes exerçant les professions susvisées (69.101, 69.102 ou 69.103). Les services proposés par le Prestataire comprennent notamment des prestations sous la forme de lecture, analyse et rédaction de correspondance, mise au point de conditions générales, rédaction, évaluation ou révision de contrats ou statuts, délivrance de contrats-types, mentions légales, accomplissement de formalités diverses, demande de subventions ou subsides, obtention d’un agrément ou d’une agréation par l’autorité compétente, etc. Le Prestataire dispose de la formation, de l’expérience et de l’expertise utiles. Il est titulaire d’une licence en droit (maîtrise), d’un diplôme en sciences fiscales et d’une maîtrise en management public. Il n’a pas le titre d’avocat ou avoué, il ne peut pas délivrer de consultation juridique ou d’avis de droit dans les pays où ce privilège est réservé à ces professions, par exemple au Grand-Duché de Luxembourg, ni même représenter le Client devant les Cours et Tribunaux nationaux, européens ou internationaux, devant des juridictions ou autres autorités administratives, lorsque la loi applicable l’interdit. Sa fonction se limite à de la consultance, de l’étude, de l’analyse, du support opérationnel, de l’information et de l’assistance en matière régulatoire, juridique et administrative.

Le Prestataire ne fournit pas au Client de services en matière conjugale, maritale, familiale, patrimoniale ou successorale, notamment en cas de désaccord entre conjoints, cohabitants légaux, partenaires, ascendants, descendants, membres d’une fratrie, héritiers légaux, légataires à titre universel ou particulier. Il ne procure aucune assistance en matière pénale, quelle que soit la gravité des faits commis et quelle que soit l’implication du Client, auteur, coauteur, complice ou victime, partie lésée ou partie civile, sous réserve des infractions qualifiées de simples contraventions, de peu d’importance et sans victimes, qui ne peuvent pas donner lieu à une privation de liberté, et sous réserve des amendes administratives communales en Belgique. Le Prestataire se réserve en outre le droit de ne pas rendre des services au Client lorsque la déontologie, l’intégrité, l’honneur, la réputation ou l’image de son entreprise, de ses activités ou de sa personne pourraient en être affectés ou lorsque les services demandés par le Client sont incompatibles avec la fonction ou les activités que le Prestataire exerce à titre principal.

Art. 3. Disponibilité

Les prestations telles que stipulées à l’article 2 des présentes conditions générales seront réalisées selon la disponibilité du Prestataire et en accord avec le Client, dans les délais convenus, sur la base d’un horaire, principalement du lundi au vendredi, ou le cas échéant, le samedi, le dimanche matin ou en soirée, en cas de circonstances particulières ou si l’urgence le justifient.

Le Prestataire se réserve, sauf convention particulière, le droit de fermer son entreprise et de ne pas rendre des services pendant un nombre de jours calendrier équivalent à quatre semaines de sept jours par année civile, en fonction du calendrier scolaire de référence en Belgique francophone, soit au libre choix du Prestataire durant le congé de détente (Carnaval), les vacances de printemps (Pâques), les congés de mai et juin (Ascension / Pentecôte), les mois d’été (Juin à Septembre), le congé d’automne (Toussaint), les vacances d’hiver (période de fin d’année) et la nouvelle an (début janvier).

Art. 4. Commande

Le Prestataire applique des tarifs à la mesure du Client, sous la forme d’un forfait mensuel, trimestriel ou annuel (option 1), à l’acte ou l’unité (option 2), ou en régie, c’est-à-dire à l’heure (option 3), à un prix variant en fonction de la nature, de l’importance ou de la difficulté des prestations demandées. C’est le Client qui choisit l’option qui lui convient le mieux, après concertation avec le Prestataire. Le choix du Client vaut pour toute la durée de la mission. Il peut être différent d’une commande à l’autre.

Chacune des commandes du Client est précédée d’un devis gratuit, établi par le Prestataire sur la base des informations communiquées par le Client, sous la responsabilité entière et exclusive de celui-ci. Le devis, adressé par le Prestataire au Client par envoi postal ordinaire ou en pièce attachée à un courrier électronique, précise la prestation à réaliser, l’option retenue (forfait, acte ou régie), les éventuelles majorations de prix appliquées, notamment en raison des circonstances ou de l’urgence, ainsi que les suppléments pour toute autre demande sortant des prestations habituelles fournies par le Prestataire. Ce devis ne tient pas compte des coûts postaux, frais de déplacements et autres débours liés à la Prestation, qui restent à la charge du Client, à moins que les parties en aient convenu autrement dans ce devis.

Pour confirmer sa commande de manière ferme et définitive, le Client doit retourner le devis sans aucune modification au Prestataire par envoi postal ordinaire ou par courrier électronique, daté et signé avec la mention « Bon pour accord ». À défaut de réception de l’acceptation du devis accompagné, le cas échéant, de l’acompte convenu, le Prestataire se réserve le droit de ne pas commencer la mission.

Art. 5. Tarifs

Les prix des prestations sont mentionnés en euro, ou en devise étrangère et l’équivalent en euro au cours du jour belge ouvrable en Banque nationale de Belgique, en vigueur au moment de la commande. Ils sont soumis au régime fiscal applicable, selon les règles en vigueur pour les services concernés. Les prix sont arrondis à l’unité. Les tarifs et les modalités de leur calcul sont révisables à chaque nouvelle commande, à la discrétion du Prestataire. Le Client est libre d’accepter ou non.

Une majoration de 50 % peut être convenue entre le Prestataire et le Client pour les urgences. Un acompte de 30 % pourra être convenu à la signature du devis. La totalité ou le solde devra être payé au plus tard à la date indiquée sur la facture, ou, à défaut, le 30ème jour calendrier suivant la date de réception de la facture.

Pour toute demande de prestation dans les locaux du Client ou dans un autre lieu, en Belgique ou à l’étranger, des frais de déplacement, d’hébergement et de restauration pourront être convenus préalablement entre le Prestataire et le Client, selon des modalités à fixer. Ces frais et les débours (coûts postaux, impôts, taxes, redevances et tous autres frais engagés au nom et pour le compte du Client) supportés par le Prestataire seront portés à charge du Client, en même temps que le prix des prestations.

Art. 6. Pénalités

En cas de non-paiement conformément au contrat, des pénalités seront exigibles sans qu’aucun rappel ou mise en demeure préalable ne soit nécessaire. Ces pénalités sont applicables de plein droit le jour suivant la date maximale de règlement, mentionnée sur la facture, ou à défaut, le 31ème jour suivant la date d’exécution de la prestation demandée. Ces pénalités sont contractuellement fixées à 5% de la facture, sans préjudice de l’application des intérêts de retard, calculé au taux légal en vigueur en Belgique.

Art. 7. Modalités de paiement

Sauf conditions particulières précisées dans le devis, les factures s’entendent établies net et payables à leur réception. Le paiement est effectué dans la manière convenue, selon l’option choisie par le Client (forfait, acte ou régie) et convenue avec le Prestataire, par opération bancaire unique, récurrente ou périodique, par opération postale sur compte ou en espèces, ou par transfert de fonds en espèces. A moyen terme, le Prestataire proposera le paiement par carte de débit, par carte de crédit et autres.

Art. 8. Engagements mutuels

Le Prestataire s’engage à apporter le plus grand soin à l’accomplissement de la mission qui lui est confiée par le Client et à fournir les prestations convenues, selon les règles de l’art. Etant donné les services rendus, qui s’analysent naturellement dans le chef du Prestataire comme une obligation de conseil, le Client comprend et accepte que l’engagement du Prestataire soit une obligation de moyens.

Le Client s’engage à ne pas faire profiter quiconque, diffuser, publier, reproduire, plagier, céder ou transférer d’une quelconque autre manière, sans que énumération soit exhaustive, contre paiement ou à titre gratuit, le fruit du travail du Prestataire, quel que soit le support ou les moyens électroniques, informatiques, techniques ou manuels utilisés. Le Client est conscient que le Prestataire est propriétaire de ce travail intellectuel et que le fait de le mettre à la disposition du Client n’y change rien.

Art. 9. Confidentialité

Le Prestataire et le Client s’engagent à conserver strictement confidentiels les données, concepts, informations et documents délivrés par l’autre partie, qu’ils soient de nature commerciale, économique, financière, technique ou autre, dont le Prestataire et le Client pourraient avoir connaissance dans le cadre de l’exécution de leur contrat, et s’exposent à la résolution du contrat à leur tort exclusif, en cas de violation de cette obligation.

Cette confidentialité ne porte cependant pas sur des données, concepts, informations et documents, qui relèvent du domaine public à la date de la divulgation, ou dont les parties avaient déjà connaissance, ou obtenu communication auprès de tiers par des moyens légitimes. De convention expresse, le Client pourra disposer exclusivement des résultats de la mission à partir du paiement intégral des prestations, sous réserve de ce qui est précisé à l’article 8. Le Prestataire s’interdit de mentionner ces résultats et de les utiliser de quelque manière que soit au bénéfice de tiers, sauf à en obtenir l’autorisation préalable, expresse et écrite du Client.

Art. 10. Collaboration

Le Prestataire et le Client s’engagent à créer entre eux les relations de confiance nécessaire à la bonne réalisation de la mission. A cet effet, ils veilleront à échanger, sous le sceau de la plus grande confidentialité, tous les informations et documents pouvant contribuer à la délivrance par le Prestataire des meilleurs services.

S’il est une personne morale, une association de fait, un groupement, une indivision ou toute autre forme de collectivité, le Client mettra à la disposition du Prestataire toutes les ressources humaines ou matérielles utiles pour atteindre l’objectif convenu et le délai fixé. Il désignera un interlocuteur unique comme point de contact, dont il communiquera au Prestataire toutes les coordonnées (nom, prénom, fonction, téléphone fixe et portable, adresse e-mail…).

Art. 11. Responsabilités

Le Prestataire prend toutes les mesures organisationnelles et techniques pour préserver les supports informatiques et papier qui lui seront confiés par le Client pour la réalisation de la mission. Vu les risques de dommages ou de détériorations encourus par ce type de supports, le Client veille à s’en prémunir par tous moyens à sa convenance, notamment la duplication des supports informatiques (version de secours sur disque dur externe ou autre) et la reproduction des supports papier.

Le Client accepte que la responsabilité du Prestataire est limitée à la réparation du préjudice immédiat, prévisible et direct, subi et suffisamment démontré par le Client, comme un dommage indubitablement causé par la faute lourde ou intentionnelle du Prestataire dans l’accomplissement des actes posés, dans le cadre ou à l’occasion de la mission, à l’exclusion de tout dommage indirect, comme la perte de chiffre d’affaires, de bénéfice, de clientèle, de contrat, de réputation, d’image ou autre dommage moral ou non quantifiable en argent, trouble commercial, réclamation ou plainte formulée contre le Client et émanant d’un tiers, lié ou non au Client.

Le Prestataire est exonéré de toute responsabilité en cas de force majeure, de cas fortuit ou de toute autre forme d’imprévision, rendant par sa nature ou par ses effets la mission impossible ou très difficilement exécutable, sans occasionner pour l’une ou l’autre Partie des pertes économiques ou des pertes de temps, telles que la délivrance des services convenus n’est pas envisageable aux conditions initiales du contrat.

Constitue notamment une circonstance de cet ordre, sans que cette liste soit exhaustive, le décès, la maladie, l’invalidité ou l’incapacité physique et/ou psychique du Prestataire, la perte, le vol ou la destruction non intentionnelle du travail déjà réalisé et/ou des moyens matériels indispensables à l’accomplissement de la mission, la panne informatique sans espoir de réparation dans un délai raisonnable, la coupure énergétique et/ou des moyens de communications électroniques, la grève ou le lock-out des opérateurs postaux ou sociétés de courrier et la paralysie des moyens de transport ou déplacement rendant impossible la communication et l’échange entre les parties.

Art. 12. Droit de rétractation

Tout consommateur personne physique a le droit de manifester dans un délai de 14 jours calendrier, à compter de la date de réception par le Prestataire du devis accepté par le Client, sa volonté de renoncer au contrat, en envoyant une lettre au Prestataire, par envoi recommandé avec accusé de réception, à l’adresse du siège du Prestataire.

Art. 13. Droit applicable, langue & juridiction compétente

Le contrat formé par le devis proposé par le Prestataire et accepté par le Client, les présentes conditions générales et tout autre document constituant les conditions particulières de la collaboration entre les parties, est régi, sera exécuté et interprété conformément au droit belge en vigueur.

Le texte initial et de référence des présentes conditions générales est rédigé en français. Au cas où ces conditions générales seraient également mises à la disposition du Client en néerlandais, en allemand, en anglais ou dans toute autre langue, toute divergence, contrariété ou incohérence sera résolue par référence au texte français. Le Client renonce dans ce cas à se prévaloir de toute traduction ou autre version que la version française.

En cas de litige, les parties se rencontreront dans un délai ne dépassant pas un mois, afin de trouver une solution à l’amiable qui satisfasse au mieux les intérêts de chacun. A défaut de règlement à l’amiable dans un délai n’excédant pas six mois, le litige pourra être soumis par la partie la plus diligente aux Cours et Tribunaux francophones de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles-Capitale, à l’exclusion de toute autre juridiction belge ou étrangère.

Fait et rédigé à Auderghem, en langue française, le 25 mai 2018 (Edition 2.0.)

Bernard Cosyns, rue Alexis Willem, 23, 1160 Auderghem, Belgique. BCE Bruxelles TVA BE0662.384.888. ING Belgium – KBC Brussels.

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